2023年办公电话管理制度

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办公电话管理制度篇一

1、管理部：负责开通国内、国际长途电话的审批,电话的安装、使用、维修、停机、电话费用结算等相关事项的统筹管理;

2、各部门：负责管理本部门的电话及控制电话费用;

3、财务部：负责电话费用的结算。

1、每部电话安排专门负责人员，负责该部门电话的管理及控制费用;

2、公司内线电话用于各部门之间的工作联络，任何人不得用内线电话聊天、谈笑;

3、办公电话原则上不得作私人电话使用;

4、办公室电话主要用于工作联系， 提倡使用文明、简捷的语言，以减少通话时间;

5、 非本公司工作人员不准使用本公司话机打市内电话和长途电话。

部门因业务扩大增加人员需新增电话，由部门负责人审核后交由管理部批准，管理部批准后联系专业人员进行电话安装。

1、电话之初装以开通内线为原则;

2、各部门电话号码如需开通市话、国内长途、国际长途、来电显示等其他需要另外收费的功能，需由申请部门填写《电话申请表》，由部门负责人签字后交管理部批准，批准后方可开通相应功能。

1、各部门人员因工作原因发生办公地点变动需要移机时，由部门人员告知管理部进行移机;

2、部门人员调整、人员变动等各种原因需要停止使用电话时，部门负责人需向管理部报停，号码由管理部收回保管备用。

使用者如发现话机、线路等故障要及时向管理部报修， 非专业人士不得私自拆装电话。

每月由管理部按计费系统话费清单进行统计，缴纳。

如有违反以上电话管理规定的，一经发现将进行考核处罚。

办公电话管理制度篇二

1.办公电话用于正常公务，各部门必须进行严格管理，部门领导要指派专人负责或自亲自管理。

2.内线电话用于各部门之间的联络，员工不得用内线电话聊天、谈笑。

3.办公电话不得作私人电话使用。

4.打长途电话必须目的明确、语言简炼。因公务需挂国内长途电话，必须经主管领导批准履行登记手续，详细登记联系人姓名、通话内容、通话时间，以便于电信局核对。

5.办公电话一律不得挂拨声讯台。如有违反者，由部门领导追查当事人责任并罚款100元人民币;追查未果则由部门人员共同承担电话费用。

6.非本部门员工不得擅自使用该部门办公电话。

7.公司员工要爱护电话，妥善保管，不得损坏。如发现话机、线路等故障要及时报修，确保线路畅通。内线电话如增加和更改号码，维修科要及时通知人事行政部。

8.电话在响铃三声之内必须接听，并使用标准用语“您好，大地装饰!”语速不急不燥， 彬彬有礼。

9.来电如非本部门电话，则须耐心规范用语“这是xx部，我帮您转接，请稍等!”同时按照部门分机号码进行转接(轻轻切换电话接听键，拨按转接部门分机号码之后挂断电话即接通)。

10.如非找本人，则应热情用语“这是xx部xx，我帮您找他接听，请稍等!”，找到接听人后，接听人也应规范用语，“您好，我是xx!”当发现来电所找的接听人不在时，应规范用语，“您好，xx现在正忙，有什么需要我帮忙的吗?”来电人有帮助需求时，则应尽可能的帮助来电人，并耐心回答来电问题;若来电人不需要帮助时，则应在来电人表示告别后及时回应“感谢您的来电，再见”。

11.公司对外宣传和前台电话只能接听，不能拨打。

12.在家装梦工场有营销活动时，应在接听咨询电话时准确、有效的将信息传达给客户，对于不确定的'咨询，应先记录客户来电信息，并在确认后及时给予回复。

13.在接听完电话后对电话信息进行处理，分类登记。有关装修信息的咨询电话应及时与相关部门沟通分配，有关装修投诉的电话应及时反馈给负责来电客户的客户经理，并跟踪处理。

14.在非本部门电话响起而无人接听时，则由离呼叫电话最近的部门进行切换接听。

15.对所有来电，接听人必须在来电方挂断电话后方可挂上电话。

此制度以人事行政部为第一责任人监督执行，对违反接听规范和相关制度、对接听来电态度恶劣的员工视情节进行处罚，并对部门负责人进行20%连带处罚。

办公电话管理制度篇三

1、公司所配置的所有电话都要有专人负责，如数造册登记；

2、总部电话的号码都要明码标注在显著的位置上，以便方便查询；

3、确保通讯系统的安全使用，线路畅通无阻；

4、爱护并正确使用电话，如需拨打长途电话，必须由部门主管批准，方可拨打，并将通话时间予以登记，月末将根据电信局提供的话费清单，按实际通话费，由当事人付费；

5、一律不准拨打声讯电话或热线电话，如有违反者，一经核实，给予责任人所产生话费十倍的处罚；

6、值班人员要做好接听电话记录，并做好交接登记；

7、公司按规定不准拨打私人电话，遇有急事者，应提前声明请示，通话时间一般设定在3分钟之内；

8、凡享受公司移动电话费补助的员工，应随时保证公司联络畅通，否则每次对当事人罚款20元。

办公电话管理制度篇四

为保证公司通信畅通，确保信息的及时传递，提高效益、减少失误，制定本规定。

公司开票员、在外业务员(普药、基药)、司机、各部门主管及享受话费补贴人员。

1、手机应保证24小时开机，包括休假期间不得以任何理由关机;公司座机在上班工作时间保证开机。如有特殊原因须关机的，须经主管领导同意;

2、手机、座机应保证电量充足，保障通信畅通，若如有事请假，本人负责接听的座机应托付给他人暂为接听。本人上班后如有未解决事项，应在上班30分钟内进行电话回访。

3、若手机发生故障、丢失，手机使用者应在24小时内向行政人事部说明，并告知联络方式;

4、若因欠费被停机，应及时缴费并于2小时内开通;

5、若有事未能接听电话，看到未接来电应及时回访电话，回访时间最长不超过1小时;

6、凡使用公司配备手机或sim卡的人员，须妥善保管，离职时需交还公司，如有遗失或损坏，须照价赔偿;

7、领取话费补贴人员若因公务话费增幅较大，经主管审批、总经理批准，可增补话费补贴。

1、手机应保持畅通状态，如若打电话提示关机的，给与当事人50 元罚款。若2小时内还未开机的，给与当事人100 元罚款。

2、公司座机若在工作时间打电话提示关机的，给与当事人50元罚款，若2小时内还未开机的，给与当事人100 元罚款。

3、若有事请假，本人未将负责的座机交付给他人的，给与当事人30罚款，上班后未在30分钟内及时进行回访电话的，给与当事人50的罚款。

4、手机丢失、损坏或sim卡出现故障，未在24小时内告知其它联系方式的，给与当事人50元罚款。

5、拨打手机、座机提示无人接听的，上班期间15分钟内、晚下班或休息的并在1小时内未回电话的，给与当事人50 元罚款，中午若需休息的需将电话交给值班人员处理，一经发现未交接给值班人员给予50 元罚款。

6、若拨打手机提示欠费停机的，并在2小时内还未缴费的，给予当事人50元罚款。

公司领导有权不定时抽查手机、座机来电及未接信息。 此规定从签发之日起生效

办公电话管理制度篇五

1、固定是用于公司业务通讯工具；

2、公务使用电话时必须尽量压缩通话时间，原则上通话控制在每次3分钟以内，生产主管以上管理人员可以使用人员公司固定电话。

3、禁止使用公司固定电话拨“168”或“9”头的声讯电话（违者将按其通话时间扣罚20倍的话费，并处罚金50元／次）

4、门卫室报警电话是应急使用，为保证畅通，任何人不得占用及使用，（违者将罚款50元／次）

5、各部门人员不得利用上班或下班时间打私人电话，如发现由调出清单对账，查到底扣除相人员的私打电话费用。

6、电话使用完毕收线后，必须迅速放回机座，并确认是否放妥，以保证电话线路畅通。

7、各部门对讲机必须勤于擦拭，保证完好，对于故事损坏电话机者，一经查实照价赔偿外，每次处罚100元。

1、配置移动电话及对讲机的目的在于保障公司公务的顺利开展，使用者不得因私事等原因而影响正常公务电话的拨入或拨出借口不听公务电话，不按规定使用对讲机频道不法检收信号。

2、公司移动电话费实行职级补贴原则，主管级为100元／个月，超出部份自已负责。

3、职级补贴范围经公司领导批准同意后，按标准发放。

4、电话费、对讲机于公司业务通讯及内部公务联系使用，通话时间应简短明了，注意控制通话时间，办公时间内私人电话尽量简短，不能用对讲机谈论与工作无关的事，以保证业务及公务电话的正常畅通。

5、移动电话及对讲机由公司统一配装，必须妥善保管。如丢失或人为损坏照价赔偿。

6、享受补贴话费的移动电话的符有对讲机的使用人，必须在公司上班时间内保持待机状态，（即每天早上7：30到晚上22：00），违者处罚100元／次，根据公司造成重大损失的追究责任。

办公电话管理制度篇六

本公司电话，主要是为了方便与外界沟通，展业务之用，不提倡员工在公司内打私人电话。

为发挥电话最大效能，节省开支，员工打电话时，用语应尽量简洁，明确，以减少通话时间。

电话管理由综合部统筹负责，使用则由各单位主管负责监督与控制。

电话使用须知：

辖区内去洽谈业务，以三分钟为限，把握时间。

注意礼节，长话短说，简洁扼要，避免耗时又占线。

使用前应对讨论，商洽事情稍加构思或略作记录。

使用电话时应登记，内容包括姓名，受话人（号码），起止时间，联络事项等。

本表每月转综合部呈总经理核阅。

长途电话一般由部门负责人挂拨，一般人员挂拨须先经部门主管允许。

禁止打打私人长途电话。

违反电话使用规定，电话记录未记载或记载不实，一律做记过处分，并处xx元罚款。

接听外线电话的标准用语为：“您好，大道网络公司！对方告之找某人时，说：“请稍等！”如不在，说：“他不在，有事我可转告或请稍后再打！”等。视情况回答，原则是规范，简洁，礼貌。

极其特殊情况需打私人电话时，公司将另行考虑。

办公电话管理制度篇七

为了贯彻落实董事会成本控制目标和“增收节支、开源节流”的原则，控制电话费用开支，结合公司的实际定岗情况制定本办法。

第一条固定电话指公司用于日常工作、生产、生活所安装的所有座机电话及公司配置的调度专用手机。

第二条：固定电话话费标准按公司核定的当年成本分解考核标准执行。各部室原则上除经营班子成员办公室、办公室、传真和服务热线可开通长途电话外，不予开通长途，各部室确因工作需要可以申请开通长途、也可到行政事务部拨打长途，但均需落实专人登记，行政事务部凭登记与话费详单据实报销费用，其他部室在限额内报销。

第三条：核报办法

一、经营班子成员办公室固定电话及服务热线电话按实报销。

二、凡有多部固定电话的部门，公司只考核到该部门话费总数，多部开通后的固定电话可调剂余缺，相互拨打提倡多使用小号。

三、各部室或分部负责人为所辖固定电话的第一责任人，各部室或分部再视情况考核电话管理者。

四、月度电话费用先由计划财务部统一支付，然后按核定标准列支费用，超额（或节余）部分列入部室负责人专项往来，按月公布，固定电话费每半年考核清算一次，超额部分由第一责任人承担50%（第一责任人再追究到电话管理者），节余部分的50%由各部室调剂可补充手机费用的不足。

五、各部室和分部需要清查话费明细时，财务部和行政事务部应提供协助。

第四条：手机指个人手持移动电话（不含座机电话子机）。

第五条：公司在移动公司开通集团用户业务，集团内部固定包干话费9元/月由公司统一支付。

第六条：手机费用按岗位区别对待，报销标准如下：

一、管理岗位报销标准

1、一般员工报销60元/月。其中安全主管、行政事务部小车专职司机120元/月；接待员和计财部出纳报销100元/月。

2、部门副经理报销160元/月（其中未设部门经理正职、主持部门工作的报200元/月，分部副经理报180元/月）。

3、部门经理报销220元/月（其中：分部经理报260元/月）。

4、董事会秘书专职200元/月，兼职120元/月。

5、总助、三总师报300元/月。

6、副总、总监报380元/月。

7、总经理报560元/月。

二、生产岗位报销标准

考虑生产岗位个别岗位的特殊性以及便于工作的需要，对于下列岗位报销手机费用规定如下：

1、分队长报50元/月。

2、安全员报50元/月。

3、办公室文员报60元/月。

4、站长、调度报40元/月，助理调度报30元/月。

5、索部厨师长、天部后勤采买员报50元/月

6、水电工报50元/月。

7、系统维护员（各站点线路维护员）报70元/月。

8、热线电话值班人员报180元/月。

第七条：特殊岗位补贴标准

列入公司服务联系卡上的人员报100元/月（具体报销时间和人员以公司通知为准）。

第八条：报销办法

原则上凭票在标准内按月据实报销，生产岗位由分部文员组织统一定时报销，特殊岗位（指业务量不均衡的岗位）一年内可统筹结算，超过自负，节约归公。

第九条：凡报销话费的电话或手机在工作时间（黄金周等特殊时期24小时）内一律不得关机，必须保证畅通。

第十条：无特殊原因不得拒接公司内部电话（含集团内部手机）。

第十一条：营运时间内，各站场不得使用调度电话办私事。

第十二条：凡违反本办法第九、十、十一条者，首次罚款50元，第二次罚款200元，第三次取消当季话费报销资格。

第十三条：本规定由计划财务部解释。

第十四条：本规定经总经理办公会通过后自20xx年1月1日起执行。