呼叫中心服务口号的内容
今天,我们欣喜地看到中国呼叫中心产业正飞速地向前发展。呼叫中心的管理实践也越来越深入并趋于精细化、科学化。同时。几乎所有的呼叫中心都在倡导“人性化”管理。或者在很多呼叫中心的文化标语中频频会出现“人性化”的字样。然而,当我们换个角度从座席代表的立场去审视。“人性化”在许多呼叫中心还仅仅是“口号”与“愿景”;或者,当我们借鉴国外一些更为成熟的管理制度。许多呼叫中心离真正的“人性化”还有一段距离。
呼叫中心在国内刚刚兴起时,看到一项项严格而又细致的呼叫中心现场管理制度。说实话为之惊讶甚至于推崇!深深的接纳并认为呼叫中心要创造效率与服务质量。就一定离不开这些条条框框的约束以及准军事化的管理。相信当时许多呼叫中心的运营管理者都有这样的感觉:“集中式管理”是一个优秀呼叫中心所必须具备的。而且正是呼叫中心所具备的特色。所以,在呼叫中心发展的初始阶段,这一切,也许理所当然。
然而,在呼叫中心不断发展的今天,我们常常看到:呼叫中心运营管理水平并没有得到同步、充分的发展,很多呼叫中心甚至于某些大型呼叫中心,仍然还在延续着旧有的那套管理制度,也许还是十年前的那份管理手册。然而,在呼叫中心发展日渐成熟的阶段,这一切,更应该与时俱进。
不久前,看到某呼叫中心的现场管理制度,且不说制度之间的合理性,单单对座席代表在现场的纪律约束,就有七大项以及近三十小项,而且其中许多制度,都牢牢地限制着呼叫中心的灵魂们------座席代表的“工作自由”,在这些制度的字里行间,也能够看到很多十年前呼叫中心现场管理制度的“影子”。
对,没错,我说的是座席代表的“工作自由”,相对于过于“苛刻”的现场制度,我们更倾向于给予座席代表一定的“工作自由”。这里的“自由”是与座席代表更多的发挥主动性所相辅相承的。在管理人员合理的引导下,“人性化”的工作自由,会更多的让座席自主工作、自主提升服务水平的。这需要考验的是管理者的管理能力与水平,而不仅仅是制度有多少条多少章多少页,或者对座席代表的一言一行都一一设定规范与要求。
我们来看一些关于呼叫中心现场管理制度的例子,一起来体会,而且请从座席代表的.角度去体会,应该怎样的“人性化”。
案例1:
某呼叫中心现场管理制度要求:工作现场,座席代表如需找班长提问或沟通,必须先举手,否则扣X分。
点评:这是非常明显的“集中式”管理制度,让我想到军人在队列中有事要喊“报告”。当然,我们清楚地知道,呼叫中心往往有大量座席同时工作,而且绝对不允许大声喧哗高喊“报告”,但如此强调座席代表需要与班长沟通一定要举手,否则就要接受惩罚,却也未免过于“军事化”。座席与班长之间,一定要这么森严的规定吗?其实,这恰恰拉大了座席代表与管理人员之间的距离!
对于这项纪律,我们需要规定的是座席代表在呼叫中心不要大声说话,而非“举不举手”这个行为,不是吗?认识到这一点,我们不难找出修改此项制度的办法:“在呼叫中心现场,任何人大声喧哗将不被允许,如需班长帮助或沟通,请举手示意。”这样一来,制度不那么强硬,也更加人性化一些,也体现出班长在现场是为座席提供帮助支持的,只需要举手示意。
案例2:
某呼叫中心关于小休规定:在较忙时,座席代表想去卫生间,打电话通知BCMS专员时,由专员告知不可以去,座席代表不可擅自离开座席,并且座席代表不可一次性休息十五分钟以上。
点评:人有三急是人之常情,是不是因为要保障接通率与服务水平,就可以强制性不允许座席代表这种起码人性的请求呢?如果排班合理,为什么座席代表不可以一次性休息十五分钟?难道班长的工作职责之一就是每天都要在座席需要去洗手间时做出“可以”或者“不可以”的决定?
与其这样解决问题,更建议采用适当的方式培养座席代表一个好的习惯。比如,将座席代表小休的时间根据所上班次分成几次小休安排,并结合接通率与服务水平要求做进排班计划,每个班次的小休时间基本固定,这样由“固定周期”的小休制度代替随时申请小休的申请。同时,将非“排班小休时间”以外的小休申请作为特殊申请并进行记录考核,这样,座席就清楚知道应该如何利用“排班小休时间”处理个人的事情了。同时,还可以减少当值班长与主管这方面的工作量。
案例3:
某呼叫中心关于病假的规定:座席代表生病如果要请假,必须有三级医院上开具的假条及交费凭证。
点评:这是比较普遍的一项规定。出发点是好的,因为要保证出勤率,通过限定一些条件,避免一些座席代表借故缺勤。但从人性化角度考虑,有时座席代表只是发烧,感冒之类自己吃点药休息一下就可以的情况,而不是一定要去三级以上医院就诊。所以导致,座席代表只好带病坚持工作,或者明明是病假却要申请事假。这里同时也混淆了座席代表生病需要请病假与能不能获得“病假”待遇。
针对这种情况,呼叫中心更应该关注座席代表的健康,在身体不适的情况下得到适当的休息。我并不鼓励座席代表带病坚持工作,因为本身这对健康无益,也无法保证这种状态下座席代表能够很好地完成工作。至于出勤率的控制,需要关注的那些经常请假的座席代表,找出真正的原因,培养诚实的职业素养。对于那些编造理由请病假的座席代表,给予更为严厉的制度约束。
案例4:
某呼叫中心:话务繁忙时段,座席代表吃饭时间仅为二十分钟(包括从座位走到饭堂,吃饭,喝水,休息加上去卫生间的时间),甚至因此延后就餐时间两、三个小时。
点评:靠临时延长工时这样的做法所带来的是对座席代表身体健康的损害,以及在客户服务请求密集时段服务质量下降的严重影响。要知道,越是话务繁忙时段,恰恰越需要座席代表精力充沛地提供服务。匆忙的就餐时间、就餐后没有适当的休息时间,都不是“人性化”的体现。
保证服务水平,需要的是准确的人力测算以及合理的排班管理,而不是以牺牲座席代表用餐时间为代价。我非常喜爱呼叫中心的座席代表,他们是整个呼叫中心
最重要的人!也是最可爱的人!他们在呼叫中心的前线,日复一日地重复着大量的工作,承受着巨大的压力!所以,该休息的时候,就应该让他们得到休息。案例5:
某呼叫中心设有全年全勤奖励,在一年工作时间内如无病假、事假的座席代表将会获得一定的奖励。
点评:运用适当的激励制度,提高座席代表的工作热情与奉献精神,同时保持一个较好的出勤率水平,这本无可厚非。但作为一个正常的社会人,谁能保证一年之内没有一天身体不适,没有一次遇到事情需要在工作时间处理?全年全勤奖励制度的导向又是什么?难道是要引导座席代表要不知疲倦、不问世事?显然,我们找不出太积极的意义。
人性化管理的出发点其实是需要我们在关注“工作”的同时,也关注座席代表的“生活”。呼叫中心管理应该考核与关注的,不是座席代表有没有请过假,而是要合理控制座席代表请假的次数与请假原因。如果一个座席代表经常性请事假,需要通过认真的沟通了解其请假的真正原因,比如是不是工作压力大的一种逃避表现;是不是家中遇到了什么困难?
“没有规矩,不成方圆”,呼叫中心当然也离不开制度与规范。我们在强调“人性化”管理的同时,也同样坚定并且更要善于运用呼叫中心制度化管理。只是,我们现阶段更为关注的是:如何更进一步或者从真正意义上做到“人性化管理”。
在呼叫中心运营管理中,许多呼叫中心特有的制度与规范值得我们去权衡与平衡,故希望以本文及案例为启发,带动有关于“呼叫中心人性化管理”的更多思考与实践。作为一名呼叫中心运营管理从业者,真诚呼吁:我们的职责,是使座席代表更快乐的工作,而不是单纯传递越来越多的压力!
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