人事档案管理中存在的问题及对策思考

人事档案管理中存在的问题及对策思考

干部档案管理工作是党和国家干部工作不可缺少的一个重要组成部份，是做好干部工作的基本条件之一，干部档案管理工作的好坏直接影响到干部工作的效率和质量，涉及到每个干部的切身利益。为了更好管理干部档案，为干部工作服好务，今年，我局就我县人事档案管理的现状及存在的问题进行了深入的调研，并就此提出了解决问题的思路及对策。一、我县人事档案管理的基本现状及沿革

1、我县行政事业单位职工16917人、退休职工7180人，管有干部、职工、退休职工等档案24097卷，分别由20个管档单位管理，多的单位有1万多卷，少的只有几十卷。

2、我县干部档案管理主体的沿革

随着我国各项改革的不断深入，随之进行的人事管理制度和用人制度的改革，也相应给我县干部档案管理工作带来了新的变化，即由原来组织、人事、劳动部门相对集中管理下放到组织、人事、委口管理，到1998年委口管理的档案又下放到各主管局管理。现我县县直机关有组织部，人事、劳动、农业、林业、水务、畜牧、交通、公安、财政、教育、卫生、文体、城建、蚕桑局等20个单位管有人事档案。

二、人事档案管理目前存在的主要问题及原因

近几年来，由于机构编制和用人制度的改革，单位管档人员变动频繁，出现了忽视人事档案管理现象，影响了干部管理工作，从调查中我们发现目前主要存在以下问题：

1、硬件设施解决落实差。对干部档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀、个别单位的档案夹都被虫蛀多处小孔，影响档案的美观整洁、完整，有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。

2、材料收集不便，缺损严重。由于乡镇事业单位机构改革，管理体制发生了变化，实行了乡镇政府和主管部门的双重管理，推行人员竞争上岗后，部分人员变动了工作岗位，档案没有及时转递，干部档案材料收集整理归档不及时。有个别单位从97年干部档案下放到主管局管后，一直未按全国统一标准整理，材料多年未归档，造成档案材料不齐不全。在这次调研中，我们在抽查的841份档案中，发现有438人差档案材料，占抽查总数的50以上。其中：差入党材料的208人，占24.7；差学历材料的99人，占11.8；差履历表的38人，占4.5；差年度考核表的93人，占11。在20xx年新录用的60名国家公务员中，有55名党员，就有52人档案中没有入党材料，占94.5。据统计，我县档案材料不齐不全，特别是入党材料、年度考核、工资变动材料差缺率几乎达40以上。

3、管档人员业务不熟、档案管理制度执行差。近几年管档人员工作变动频繁，新手占70，加之各级管档部门没有组织专业知识培训，业务不熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应干部档案管理工作。个别管理人员在接、转调出、转入、工资、退休时需要查档案时不严格履行手续按规定办事，部门与管档单位协调不够，各做各的，需要用档案时，为了各自方便，不到管档单位查阅档案，叫本人自己提，造成在接转档案时不密封，借出半月、1月甚至有长达10个月不归还的，个别人钻空子，抽取个人档案材料造假、销毁、涂改等，为自己谋利，严重影响了档案的真实性。

三、我县人事档案管理的对策与思考

1、提高认识，加强领导。干部档案是做好干部工作的基本条件之一，借助干部档案了解干部在各个时期的表现，历史地全面看待干部档案，把干部档案管好、用好是一项很重要的工作，国家在1990年制订了《干部档案工作条例》，中组部发了[1988]5号、[1996]55号、[1998]13号文件，对加强干部档案管理制订了一系列法规政策，体现了对干部档案工作的重视。在这次调研中，通过我们对5个管档单位的了解中得知，只要领导重视的单位，档案就管得好，基本设施完善，有专用档案库房、铁质柜、空调等，领导落实，人员落实，档案装订好。领导不够重视的单位，档案装订管理就差，不谈设施，就连装订工具都没有，材料不齐不全，多年未装。为此，必须提高各级各部门对人事档案管理工作的认识，切实加强对档案管理工作的领导，人事档案管理工作应由各级各部门主要领导亲自负责抓总。

2、将现行人事档案管理权相对集中，推行人事代理制度。中组部、国家档案局发布的《干部档案工作条例》（组通字[1991]3号）第六条规定，“干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。县以上（含县）机关单位的干部档案实行由县委组织部集中管理，或由县委组织部、县人事局等单位相对集中管理，不具备保管条件或档案很少的单位，其干部档案由上一级单位管理。”为此，应建立统一的政府所属的人事档案管理中心，以人事档案管理机构的独立性来确保人事档案内容的真实性。

3、加强档案工作的基础建设。按照《干部档案工作条

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例》第二十七条规定，干部档案管理部门，要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜、库房面积每千卷需20至25平方米，库房内应设置空调、去湿、灭火等设备，库房防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施，库房、阅档室、办公室三室分开，经调查我县20个管档单位只有十分之一的单位基本达到要求。为此，应将人事档案管理中心设置为不以赢利为目的的、经费由政府财政补助的事业单位，改人事档案付费托管为政府无条件保管，还人事档案为国家所有的本来面目。

4、加强人事档案管理人员队伍的自身建设，提高人事档案管理人员素质。《干部档案工作条例》三十八条规定，各级组织人事部门要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事干部档案工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活、充分发挥他们的积极性和创造性。而我县的实际情况是，20个管档专兼职干部70是新手，业务不熟。建议：

（1）由组织部门，每2-3年组织培训一次业务知识，使他们了解管理档案的重要性，增强责任心。掌握如何收集、鉴别归档材料、整理、装订档案的技术，知道如何把档案管好。

（2）配置专（兼）职人事档案管理人员，落实管档人员待遇。干部档案管理的基本要求，就是外在形式的规范统一内容的完整、真实、精炼、实用，要实现这个要求需要一支热爱档案工作，熟练档案业务，安心本职工作，具有奉献精神的档案管理干部。为此，应参照档案局对文书档案管理人员的待遇标准，落实人事档案管理人员应有的待遇。

5、严格制度，推行责任追究制。为了避免档案的丢失、改动，必须建立健全档案工作管理制度和责任追究制度，严格手续，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，利用方便，提供准确，有效地制约造成干部档案泄密、涂改等人为因素。对人事档案管理中出现问题的，实行责任追究。

（1）在查阅、借阅档案时必须持单位证明，二人以上到管档单位，经领导批准方可查（借）阅。

（2）部门协作，除特殊情况需查（借）阅干部档案的外，其它任何需要档案的单位，必须到管档单位查（借）阅，不得为自身工作的方便，将个人档案叫本人借阅到用档单位一月半月，给个别人有机可乘，伪造、销毁、涂改档案等，不准随意复印干部档案材料。

（3）转出、转入干部档案必须密封，盖好密封章方能转出、转入。各审查单位审查完后必须密封盖章或再转另一个单位。

6、收集干部档案材料是干部档案工作的基础。随着政治经济体制改革的不断深化，干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给干部档案材料的收集带来了新的要求。特别是乡镇事业单位人员聘用制改革后，干部管理权限下放，事业单位人员工作岗位发生变化，档案未随着人员流动转移等，也增大了收集材料的难度。建议：

（1）管档人员必须及时向有关部门采取电话或一年一次上门催收与档案有关的各种材料。

（2）各管委人事部门随时收集材料及时交管档部门，形成层层有人管，上下左右，纵横相通的干部档案材料收集网络。

（3）认真整理，保证干部档案质量。要按档案工作有关规定，实行全国统一标准整理装订，管好干部档案为合理流动人才服务，做到经常检查，室内清洁卫生、防火、防潮、防蛀、防尘。